Aktenaufbewahrungspflichten
Durch die Aufbewahrungspflicht wird festgesetzt, welche Betriebsunterlagen zu abgeschlossenen Geschäften in geordnetem Zustand aufzubewahren sind, damit man auf diese jederzeit unversehrt zugreifen kann. Hierzu gelten in Deutschland gesetzliche Grundlagen, die nicht missachtet werden sollten. Die Akten können entweder im Geschäft oder rechtskonform digital archiviert und aufbewahrt werden. Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ist hierbei maßgebend.
Wer ist verpflichtet Akten aufzubewahren?
Jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, vor allem Kauf- und Geschäftsleute müssen Akten für steuerrechtliche oder handelsrechtliche Zwecke geordnet aufbewahren. Bei Bedarf muss man in der Lage sein, auf die Akten zuzugreifen.
Im Handelsgesetzbuch unter Paragraph 257 und unter Paragraph 147 kann man alle geltenden gesetzlichen Grundlagen nach deutschem Recht nachlesen. Wichtig ist zu beachten, das die Aufbewahrungspflicht nicht erlischt, wenn das Gewerbe nicht mehr existiert. Diese kann ebenfalls nicht auf einen Nachfolger übertragen werden. Die Unterlagen aus der eigenen Geschäftstätigkeit müssen in jedem Fall aufbewahrt werden, auch wenn das Geschäft verkauft ist. Hier gelten spezielle landesrechtliche Gesetze.
Warum müssen Akten aufbewahrt werden?
Akten sollten aufbewahrt werden, damit man bei Bedarf auf sie zurückgreifen kann. In vielen Betrieben kommt es von Zeit zu Zeit zu einer Unternehmensprüfung bei der alle Unterlagen zur Einsicht bereit gehalten werden müssen. Hierbei geht es konkret um die Überprüfung von abgeschlossenen Geschäften.
Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
Es gibt eine Reihe von Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen, hierzu zählen unter anderem Buchungsbelege jeglicher Art sowie alle Unterlagen über Betriebsvorfälle. Hierzu gehören neben Quittungen, Rechnungen, Schecks und Zahlungsanweisungen auch Steuerbescheide, Kassenbücher und Ähnliches. Auch Dokumente, die für die Besteuerung wichtig sind, wie beispielsweise Kassenzettel, Mahnschreiben oder Auszüge aus dem Handelsregister.
Des Weiteren müssen Geschäfts- und Handelsbriefe jeglicher Form aufbewahrt werden. Hierzu zählt auch die Korrespondenz von Faxen, E-Mails und anderen Mitteilungen, auch interner Natur. Auch diverse Anweisungen zur Arbeit, die für die Buchführung von Bedeutung sind, müssen aufbewahrt werden. Als Beispiel kann man hier Verfahrens- und Programmdokumentationen oder Pläne von Konten nennen.
Ebenfalls aufbewahrt werden müssen Jahresabschlussdokumente, Bilanz-Rechnungen, inklusive Gewinn- und Verlustrechnung. Steuerrechtlich geltend gemacht werden können außerdem Inventur-Aufnahme-Zettel sowie Bestandsaufnahmen körperlicher Natur (Inventar). Zu weiteren aufzubewahrenden Unterlagen zählen Handelsbücher und Aufzeichnungen für Steuerzwecke.
Privatpersonen sind dazu verpflichtet Steuerbescheide, einkommenssteuerliche Unterlagen, wie Belege sowie diverse Aufzeichnungen mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Dies gilt allerdings nur, wenn die Summe der Einkünfte über einem Wert von einer halben Million pro Jahr beträgt. Rechnungen von Handwerkern über Reparaturen an Gebäuden sind 5 Jahre aufzubewahren, um einen Anspruch auf Mängel zu erwirken. Hierzu müssen Rechnungen zur Geltendmachung der Mängelansprüche ebenfalls aufbewahrt werden.
Ebenfalls sind Privatpersonen dazu verpflichtet, Rechnungen, die von Geschäften für Leistungen in Zusammenhang mit einem Gebäude entstanden sind, mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht wird bei Missachtung mit einem Bußgeld von 500 Euro bestraft. Allerdings ist der Auftragsgeber verpflichtet, die Privatperson durch einen Zusatz in der Rechnung darauf hinzuweisen, dass die Rechnung über eine Laufzeit von 24 Monaten aufbewahrt wird.
Weitere interessante Links:
-
-
-
-